XRechnung vs. ZUGFeRD: Die wichtigsten Unterschiede

Ein Vergleich der führenden E-Rechnungsformate in Deutschland

Einführung: Warum das Format entscheidet

Seit der Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 stehen Unternehmen vor der Frage: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate erfüllen die EN-16931-Norm, sind aber für unterschiedliche Anwendungsfälle optimiert. Dieser Artikel vergleicht Technik, Einsatzgebiete und Praxistauglichkeit – damit Sie die beste Wahl für Ihr Geschäftsmodell treffen.

1. XRechnung: Das Standardformat für den öffentlichen Sektor

1.1 Was ist die XRechnung?

Struktur: Rein maschinenlesbares XML-Format.
Verpflichtung: Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G).
Vorteile:
- Vollautomatische Verarbeitung durch Behördensysteme.
- Direkte Übermittlung via OZG-RE-Plattform möglich.

1.2 Typische Einsatzszenarien

Lieferungen und Leistungen an öffentliche Auftraggeber.
Unternehmen mit hohem B2G-Anteil (z. B. Baugewerbe, IT-Dienstleister).

Software-Beispiele:

Bundes-XRechnung-Editor (kostenlos, BMF).
Datev Unternehmen Online (Integration in Buchhaltung).

2. ZUGFeRD: Das Hybridformat für KMU

2.1 Was ist ZUGFeRD?

Struktur: Kombiniert menschenlesbares PDF/A-3 mit maschinenlesbarer XML-Datei.
Versionen:
- ZUGFeRD 2.1: Aktuelle Version (kompatibel mit XRechnung).
- ZUGFeRD 3.0 (geplant 2026): Erweiterte EU-Konformität.

2.2 Stärken im B2B-Bereich

Flexibilität: Empfänger können das PDF auch ohne spezielle Software lesen.
Kosteneffizienz: Geringere Umstellungsaufwände für Bestands-PDF-Rechnungen.

Software-Beispiele:

SEPArat (kostenpflichtiger PDF-Editor).
Zemto (Cloud-Lösung für Rechnungserstellung).

3. Direkter Vergleich: Technik und Anwendung

| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD 2.1 | | --------------------- | --------------------------------- | --------------------------------- | | Format | XML | PDF/A-3 + XML (Hybrid) | | Verpflichtend für | B2G (öffentliche Auftraggeber) | Keine Pflicht, aber B2B-empfohlen | | Lesbarkeit | Nur mit Software | PDF lesbar, XML automatisiert | | Archivierung | XML + Metadaten | PDF + eingebettete XML | | Kosten (Tools) | Höher (XML-Editoren erforderlich) | Geringer (PDF-basiert) |

4. Entscheidungshilfe: Welches Format wählen?

4.1 „Ich liefer an Behörden“ → XRechnung

Vorteil: Erfüllt gesetzliche B2G-Pflicht.
Nachteil: Höhere Anfangsinvestition in XML-Tools.

4.2 „Ich arbeite vorwiegend mit KMU“ → ZUGFeRD

Vorteil: Einfache Umstellung von PDF-Rechnungen.
Nachteil: Nicht alle ERP-Systeme verarbeiten die XML automatisch.

Tipp: Nutzen Sie Konverter wie „XRechnung-to-ZUGFeRD“-Tools, um beide Formate parallel zu bedienen.

5. Technische Umsetzung: So gelingt der Start

5.1 Für XRechnung

XML-Editor installieren (z. B. Oxygen XML Editor).
Validierungstool des Forums elektronische Rechnung Deutschland nutzen.
Testversand via OZG-RE-Portal durchführen.

5.2 Für ZUGFeRD

PDF-Erstellungstool mit ZUGFeRD-Plugin wählen (z. B. Adobe Acrobat + ZUGFeRD-Add-on).
Metadaten-Check: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder (USt-ID, Rechnungsnummer) in der XML enthalten sind.

6. Häufige Fallstricke und Lösungen

Problem: „Mein Kunde kann die XML nicht lesen!“
→ Lösung: Bei ZUGFeRD-Empfängern auf PDF-Hinweis achten: „Maschinenlesbare Daten ab Seite 2“.
Problem: „Die Behörde akzeptiert meine XRechnung nicht.“
→ Lösung: Prüfen Sie die Konsistenz der Codelisten (z. B. UNCL1001 für Steuertypen).

Checkliste: Formatwahl in 5 Schritten

Klären Sie, ob B2G-Pflicht besteht.
Fragen Sie Top-Kunden nach bevorzugtem Format.
Prüfen Sie Software-Kompatibilität (Buchhaltung/ERP).
Kalkulieren Sie Implementierungskosten.
Planen Sie eine 3-monatige Testphase ein.

Fazit: Kein Entweder-oder, sondern ein Sowohl-als-auch

XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenten, sondern ergänzen sich: Während XRechnung die B2G-Pflicht abdeckt, punktet ZUGFeRD im B2B-Alltag. Setzen Sie auf hybride Tools, die beide Formate unterstützen – so sind Sie für alle Geschäftspartner gerüstet.

Weiterführende Ressourcen:

Stand: Februar 2025